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20 Dez
2024
Full-time Administrador/a
Descrição da Vaga
A ADPP Moçambique (Associação de Ajuda de Desenvolvimento de Povo para Povo), pretende recrutar um/a candidato/a com experiência comprovada para exercer as funções de Administrador/a no Projecto SUPPORT TEACHERS IN CRISIS CONTEXTS, baseado na Província de Zambézia.
Sobre a ADPP:
A ADPP Moçambique é uma associação não-governamental moçambicana criada em 1982, que trabalha nas áreas de educação de qualidade, saúde, bem-estar, ambiente, agricultura sustentável e venda de roupa usada. No centro da missão da ADPP está a promoção do desenvolvimento social e económico das pessoas mais vulneráveis da sociedade, com especial atenção às crianças, órfãos, mulheres e raparigas. Todos os programas da ADPP utilizam uma abordagem holística e inclusiva que coloca as pessoas no centro do seu próprio desenvolvimento.
Para mais informações sobre o trabalho e programas da ADPP, consulte o site da ADPP e o Facebook e leia o nosso último relatório anual.
Sobre o Projecto:
O projeto visa apoiar os professores em áreas afectadas por crises e desastres naturais, fortalecendo a sua capacidade profissional e promovendo o bem-estar em contextos de emergência. Aprovado para ser implementado em três distritos da província de Zambézia, o projeto foca-se em fortalecer as instituições educativas e apoiar os professores, especialmente aqueles em áreas de alto risco, para melhorar a qualidade do ensino durante crises.
As tarefas do Administrador/a incluem, mas não estão limitadas a:
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Recursos Humanos:
- O projecto têm o nr. de pessoal que corresponde com as necessidades do projeto;
- O pessoal do projecto esta organizado e corresponde com as exigências das suas posições;
- Todos os trabalhadores do projeto têm processos individuais e estão devidamente preenchidos e com toda a documentação exigida;
- Todos os acontecimentos em volta de cada trabalhador estão registados nos respetivos processos individuais (férias, processos disciplinares, transferências, Contrato, mudanças de categorias, entre outros;
- Controlar os contratos de trabalhadores se estão dentro dos parâmetros, em colaboração Jurídico para seu conselho;
- Garantir que o projecto tém um livro de ponto onde todos os trabalhadores assinam e cada fim do mês elabora-se uma efetividade e usa se esta efetividade como instrumento de elaboração de folhas de salários dos trabalhadores.
- A tarefa é de estar sempre atualizado sobre os novos regulamentos e leis;
- Que os salários e impostos sejam pagos a tempo (INSS, IRPS, etc.), o mais tardar até dia 10 do mês;
- Que todos os trabalhadores têm seguros de Acidente de Trabalho e pago dentro de prazo;
- O plano anual de ferias esteja elaborado e divulgado a todos os trabalhadores;
- Todos os casos ou litígios são de conhecimento de Departamento. Jurídico de ADPP e nada esta fora do prazo;
- O projeto não tem nenhum pendente por parte de Recursos Humanos;
- Avaliar juntos com a liderança o desempenho de cada trabalhador.
2 .Contabilidade:
- Responder por toda contabilidade do projeto dentro dos sistemas já estabelecidos – (controlo e contagem de caixa, fecho semanal de caixa, de lembrar que a idade máxima de vale no caixa é de 1 semana e que se recomenda o uso do carimbo “CONFERIDO” no sistema de compras efetuadas);
- Indicar na requisição de fundos o código da linha orçamental a ser usada na despesa a efectuar;
- Assegurar o cumprimento do manual de procedimentos de caixa;
- Controlar as linhas orçamentais para permitir que não se ultrapasse os limites previstos no Orçamento do projeto;
- O Administrador deve diariamente fazer as reconciliações bancárias e verificar a qualidade de documentos de suporte das transações do projeto;
- Os suportes devem reunir maior evidência da realização da despesa ou actividade;
- Garantir a boa qualidade de documentos, através de controle antes de se enviar para Director do programa para fazer o último controlo e assinar, de acordo com o anexo 1
- Garantir que nenhum valor deve ser usado sem que tenha sido requisitado e autorizado pelo Director do Projecto ou M&A ainda Administrador, este último quando os dois primeiros não estiverem no projeto.
- Validar os recibos antes de enviar a contabilidade (rubricar o recibo, para evitar que o mesmo recibo seja usado mais de que uma só vez;
- Assegurar que os documentos financeiros sejam enviados para contabilidade de Maputo em cada segunda semana (2ª semana).
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Finanças:
- Preparar o Orçamento anual envolvendo as partes necessárias;
- A tarefa é economizar o orçamento do projeto em coordenação com o Director do Projecto “value for Money”;
- Garantir que as compras ou pagamentos acima de 3.000,00mts sejam feitas por meio de cheque e que o mesmo seja emitido a favor do estabelecimento comercial fornecedor do bem ou serviço;
- Assegurar o Cash flow (Fluxo de dinheiro) e pagamentos no projeto;
- A tarefa é garantir que a contabilidade esta em dia e o banco e caixa reconciliam semanalmente ou através de folha de caixa e garantir o envio para o Gabinete de Economia e Administração;
- A tarefa é controlar o valor físico no projeto e no banco;
- Todos os documentos estão de acordo com as exigências concordadas e estão arquivados de acordo com os sistemas;
- Elaborar o status mensal de acordo com a contabilidade ou com base nas entradas e despesas do projeto;
- Preparar trimestralmente para Auditoria Interna e Externa anualmente;
- Assegurar que o livro de cheques é 100% da responsabilidade do caixa do projecto, e sob supervisão do administrador;
- Os levantamentos de valores no banco sejam da responsabilidade de Caixa;
- Que os pagamentos de fundos para as diversas despesas sejam da responsabilidade de caixa, sub supervisão do administrador;
- O resumo de caixa e o respetivo fecho seja semanal;
- A caixa não deve fazer compras do projeto;
- O administrador confere toda as compras do projeto;
- Assegurar que não existe na caixa vales com mais de 7 dias;
- Elaboração de Cash Flow junto com o Director do Projecto usando o Orçamento aprovado;
- Assegurar que as despesas do projeto estão dentro do Cash Flow já elaborado e enviado ao Gabinete de Economia e Administração;
- Garantir o envio de Monthly Status até ao dia 15 do mês seguinte para o Gabinete de Economia e Administração.
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Aprovisionamento
- Ter o controle de equipamento do projecto, e garantir que não haja rotura de materiais de uso diário indispensável às atividades do projecto;
- Atualizar o inventário do projecto sempre que haver novas aquisições ou danos;
- Ter sempre o mapa de inventário com detalhes em dia, isto e, estar sempre actualizado e pronto para qualquer pedido (Auditoria, etc.).
5. Transportes:
- Estabelecer um sistema de uso e controlo de veículos, motorizados e bicicletas do projeto, para assegurar que o uso seja legal;
- Elaborar um regulamento sobre a utilização dos veículos (em serviço ou fora deste);
- Garantir que os veículos dos projectos estejam estacionados na sede do projecto, para garantir qualquer socorro em caso de emergências dentro do projecto, para além de ser propriedade do projeto;
- Estabelecer o sistema de controlo e uso de combustível de viaturas através de quilometragem;
- Garantir que os carros vão sempre a revisão quando atingem a quilometragem estabelecido;
- As manutenções das viaturas devem ser feitas nas oficinas oficiais.
6. Seguros:
- Garantir e controlar que todos Veículos do projeto têm seguros e estejam em dia;
- Assegurar que todos os bens do projeto estão protegidos e assegurados;
- A tarefa e fazer bons sistemas de modo a conservar os bens do projeto para que nada desapareça.
7. Procurement:
- Assegurar que todo processo descrito no manual de compras estão a ser seguidos em detalhes,
- Todo o tipo de compra foi verificado pelo gabinete de compras e autorizado pelo gabinete de NPT (Grant Administrador)
- Todas compras acima de 500 usd obedecem o processo de 3 cotações e a seleção do fornecedor é consensual;
- Nenhum processo de compras é feito sem que primeiro haja pedido de compras que seja devidamente autorizado pelo gabinete descrito na alínea b.
Requisitos:
- Ensino Médio em Contabilidade, Finanças ou Administração (Licenciatura será vantagem);
- Três (3) anos de experiência em Administração em ONGs;
- Conhecimento intermédio da Gestão de Estoques;
- Conhecimento intermédio de Procurement e procedimentos de compras;
- Conhecimentos intermédio em gestão de recursos humanos ou direito
- Habilidades em informática na óptica de utilizador;
- Ser residente em Nampula é uma vantagem.
Localização:
Província da Zambézia.
Data de início:
Imediatamente
Processo de candidatura:
Os candidatos interessados deverão enviar os seus CV, acompanhados da carta de manifestação de interesse, para o seguinte email: administrador.support@adpp-mozambique.org .
DATA LIMITE DE CANDIDATURA: 26 de Dezembro de 2024.
Nota: somente os candidatos pré-seleccionados serão contactados.