Full-time Estagiário de Administração
Descrição da Vaga
A Hellen Keller Intl pretende recrutar um(1) Estagiário de Administração (M/F) para Tete.
Tipo de emprego: integral.
Reportar a: Coordenadora de RH e Operações.
Duração do estágio: 3 meses.
Local de trabalho: Tete.
Objectivo do cargo:
Prestar apoio administrativo eficaz e profissional, que responda devidamente aos serviços solicitados, incluindo a reserva de hotéis, conservação dos escritórios, contribuição para a otimização dos processos operacionais, em estreita observância das normas e regulamentos de Helen Keller e dar suporte em todos os assistentes administrativos consequências ao trabalho de recepcionista e realização de tarefas gerais de secretariado.
Responsabilidades:
Área Administrativa:
- Receber e encaminhar toda a documentação relacionada com correspondências, facturas e despesas de trabalhadores etc;
- Garantir a boa apresentação do escritório;
- Receber e direcionar todas e quaisquer preocupações relativas ao escritório no geral;
- Receber e encaminhar visitas;
- Auxiliar no arquivo adequado de toda a documentação do escritório;
- Solicitar cotações e propostas conforme solicitado;
- Apoiar na reserva de hotéis para visitas;
- Auxiliar na elaboração de acordos de prestação de serviços para aprovação;
- Auxiliar na preparação de processos para o pagamento de provedores de serviço e apoiar no controlo dos pagamentos;
- Auxiliar no controlo de datas de renovação de licenças, locação etc;
- Auxiliar na requisição e aquisição de todos os consumíveis do escritório no geral e garantir a gestão adequada de qualquer estoque da Helen Keller Int;
- Auxiliar no desenvolvimento e manutenção de uma base de dados de fornecedores (vendedores) da HKI – Tete;
- Preparar e/ou receber, os pedidos de pagamentos e apoiar efectuando a primeira verificação com vista a assegurar a conformidade com os requisitos de pagamento se necessessário e assegurar que estes estejam devidamente assinados e revistos por RH e ou Finanças e pelo Director;
- Participar e auxiliar no planeamento e organização de qualquer evento da HKI- Tete;
- Apoiar no agendamento, participar em reuniões e auxiliar na elaboração de das respectivas actas;
- Apoiar na organização de viagens dos colaboradores;
- Manter uma lista de contactos da HKI – Tete.
Gestão de Propriedades e Escritórios:
- Auxiliar na inspecção da propriedade, e identificar locais com necessidade de reparação e manutenção;
- Auxiliar na organização dos documentos necessários para o pagamento pontual de todos os alugueis e contas de serviços públicos;
- Auxiliar na manutenção da apresentação do escritório (interior e exterior);
- Auxiliar em quaisquer problemas de segurança a serem abordados e de maneira oportuna.
Requisitos:
- Licenciatura em Administração/Gestão de Empresas, Administração Pública ou qualquer área afim;
- Experiências e Competências.
Processo de candidatura:
- Curriculum Vitae;
- Carta de motivação.
Os candidatos interessados deverão submeter as candidaturas para o seguinte email: MZ-Recruitment@hki.org indicando no assunto: “Estagiário de Administração” .
DATA LIMITE DE CANDIDATURA: 20 de Agosto de 2024